Calculul profitabilității unei curse de transport rutier

De ce venitul pe cursă nu spune nimic despre profit

Cei mai mulți transportatori compară prețul cursei cu motorina și taxele de drum. Diferența rămasă pare profit, dar nu este: rata de leasing a capului tractor, asigurările, salariul și diurna șoferului, impozitele, ITP-ul, contabilitatea și chiria curg în fiecare zi, indiferent dacă mașina rulează sau stă în parcare.

Un calcul corect are trei părți: costurile directe ale cursei, partea din costurile fixe care revine acelei curse și kilometrii pe care i-ai făcut efectiv, inclusiv cei goi. Fără a treia parte, un preț de 1,45 €/km încărcat poate însemna 1,18 €/km rulat, iar diferența este exact marja pe care credeai că o ai. Dacă vrei întâi imaginea de ansamblu a flotei, citește cum se calculează costul pe kilometru al camionului.

Formula de bază

Profitul unei curse este venitul minus toate costurile care îi revin, directe și alocate:

Profit = Venit − (Costuri directe + Costuri fixe alocate). Marja = Profit ÷ Venit × 100. Cost pe kilometru = Cost total ÷ (km încărcați + km goi). Prag de rentabilitate = costul total, adică prețul sub care cursa începe să scoată bani din firmă.

Reține distincția care produce cele mai multe erori de tarifare: prețul pe kilometru încărcat este ce negociezi cu clientul, dar costul se produce pe fiecare kilometru rulat. Cu 15% km goi, un preț de 1,50 €/km încărcat înseamnă 1,30 €/km rulat.

Pentru cum se calculează procentul de kilometri goi și cât cântărește în rezultat, vezi ghidul despre kilometrii goi.

Ce intră în costurile directe ale cursei

Costurile directe sunt cheltuielile care apar din cauza acelei curse și dispar dacă nu o faci: motorina, taxele de drum și vignetele, feriboturile, parcările, taxele vamale, încărcarea și descărcarea, transportul subcontractat, reparațiile apărute pe traseu și diurna, când șoferul este plătit în regim de diurnă.

Acestea se înregistrează pe cursă, fiecare cu suma și moneda ei. Motorina poate fi și estimată, dacă ai definit pentru capul tractor un consum mediu la 100 km și un preț de referință al combustibilului — atunci costul rezultă din consum × distanță × preț, nu dintr-o factură.

Taxa rutieră pentru camioanele de peste 3,5 tone din România se introduce tot aici, ca o cheltuială directă de drum; suma se poate estima în prealabil cu calculatorul TollRo.

• Motorină — sumă reală înregistrată sau estimată din consumul mediu configurat
• Taxe de drum, vignete, feribot, parcare, taxe vamale
• Încărcare / descărcare și transport subcontractat
• Diurna șoferului, când modelul de plată este pe zi
• Reparații și cheltuieli neprevăzute pe traseu

Ce sunt costurile fixe alocate și de ce contează cel mai mult

Costurile fixe sunt cele care curg cu luna: leasingul capului tractor și al semiremorcii, asigurările RCA și CASCO, CMR-ul, impozitele, ITP-ul și reviziile, salariul șoferului, personalul TESA, chiria, contabilitatea și abonamentele software. Ele nu aparțin niciunei curse anume, dar trebuie acoperite din toate cursele.

Alocarea corectă este partea grea. O regulă de cost se definește pe firmă, pe cap tractor, pe semiremorcă sau pe șofer, cu sumă, monedă, periodicitate (lunar, anual, pe kilometru, pe zi, pe cursă sau o singură dată) și o metodă de repartizare: proporțional cu distanța, pe zile active, egal pe cursă, proporțional cu venitul sau direct pe o singură cursă.

Zilele active: cum se împart corect costurile lunare

Repartizarea pe zile active este singura care tratează cinstit timpul mort. Pentru fiecare cursă se numără zilele de la descărcarea cursei anterioare a aceleiași resurse — cap tractor, semiremorcă sau șofer — până la descărcarea cursei curente. Zilele în care mașina a stat nu dispar din calcul: intră în cursa următoare, exact ca în realitate, pentru că rata de leasing s-a plătit și în acele zile.

Costul lunar se transformă astfel într-un cost pe zi, iar cursa preia numărul de zile care îi revine. Două curse ale aceleiași resurse care se descarcă în aceeași zi nu dublează costul acelei zile. Când perioada calculată automat nu reflectă realitatea — o reparație lungă, un concediu, o mașină nou intrată în flotă — numărul de zile poate fi corectat manual pe cursă, cu motivul modificării.

Costul șoferului

Șoferul se plătește fie pe kilometru, fie în regim de diurnă, iar calculul respectă modelul ales: la plata pe kilometru nu se mai adaugă diurnă, iar la plata pe zi nu se mai adaugă tariful pe kilometru. Aceeași cheltuială nu ajunge de două ori în cost.

Bonusurile acordate punctual — o cursă dificilă, o descărcare grea, o primă — se adaugă pe cursa respectivă, cu denumire, sumă și monedă, și intră în costul șoferului doar pentru acea cursă.

Monede diferite pe aceeași cursă

O singură cursă poate aduna motorină în zloți, taxe în euro, salariu în lei și tarif facturat în euro. Fără o regulă unică de conversie, profitabilitatea nu se poate compara între curse.

Easy TMS convertește totul în euro, folosind cursul oficial BNR de la data încărcării cursei — aceeași dată de referință pentru venit, pentru costurile directe și pentru bonusuri, ca marja să nu se schimbe după conversie. Pentru zilele nebancare se folosește ultimul curs publicat, niciodată o valoare interpolată. Dacă firma are un curs propriu negociat, îl poate înregistra, iar acesta are prioritate față de cursul BNR.

Calculator: profitabilitatea unei curse

Completează datele cursei tale. Calculul se face în browser, nu se trimite și nu se salvează nimic. Rezultatul folosește exact logica descrisă mai sus: costuri directe plus costuri fixe alocate, raportate la kilometrii încărcați și la cei rulați.

Câmpul opțional „Marjă țintă” arată și prețul necesar pentru marja pe care o urmărești. Pentru raționamentul din spate — cum transformi costul și marja dorită într-un tarif — vezi ghidul de tarifare.

Greșeli frecvente care fac o cursă să pară profitabilă

• Ignorarea kilometrilor goi — cursul de retur gol se plătește tot din marja cursei încărcate
• Compararea prețului doar cu motorina și taxele de drum
• Omiterea zilelor în care mașina a stat: leasingul s-a plătit oricum
• Salariul șoferului tratat ca o cheltuială de firmă, nu ca un cost al cursei
• Curs valutar diferit pentru venit și pentru costuri, pe aceeași cursă
• Cheltuieli plătite din banii șoferului și nedeclarate niciodată în sistem
• Un preț sub prag de rentabilitate acceptat „ca să nu stea mașina”, fără a ști cât costă efectiv ziua de staționare

Cum face Easy TMS acest calcul automat

Regulile de cost se definesc o singură dată, pe firmă și pe fiecare cap tractor, semiremorcă și șofer. După aceea, fiecare cursă își primește automat partea de costuri fixe și își adună costurile directe, iar rezultatul apare în euro, cu marjă, cost pe kilometru și profit. Calculul pornește de la datele din dispecerat și din alocarea flotei și se închide la factura emisă către client.

Kilometrii, costurile directe și regulile de cost se introduc de utilizator — Easy TMS nu se conectează la GPS, la carduri de combustibil sau la sisteme de taxare. Restul, adică repartizarea pe zile active, conversia valutară și agregarea pe cap tractor, șofer sau lună, se face automat. Vezi ce acoperă sistemul TMS și prețurile Easy TMS.

Întrebări frecvente

Cum se calculează corect profitabilitatea unei curse?

Scazi din venitul cursei atât costurile directe (motorină, taxe de drum, feribot, parcări, vamă, diurnă), cât și partea din costurile fixe lunare care revine cursei — leasing, asigurări, salariu, impozite, cheltuieli administrative. Rezultatul se raportează la kilometrii rulați, nu doar la cei încărcați.

Ce sunt zilele active și de ce se folosesc la repartizarea costurilor?

Sunt zilele scurse de la descărcarea cursei anterioare a aceluiași cap tractor, semiremorcă sau șofer până la descărcarea cursei curente. Costul lunar se împarte la zi, iar cursa preia zilele care îi revin, inclusiv cele de staționare — pentru că leasingul și salariul se plătesc și atunci.

Trebuie să includ kilometrii goi în calcul?

Da. Cursa de poziționare sau de retur gol nu are venit propriu, dar consumă motorină, taxe și timp. Dacă îi ignori, costul pe kilometru iese artificial mic, iar prețul negociat pe baza lui va fi prea mic.

Ce este pragul de rentabilitate al unei curse?

Este prețul la care venitul acoperă exact costul total al cursei, directe plus alocate, deci profitul este zero. Orice tarif sub acest prag scoate bani din firmă, chiar dacă acoperă motorina.

Cum se tratează cursele cu costuri în mai multe monede?

Toate sumele se convertesc într-o monedă unică de raportare — în Easy TMS, euro — la cursul oficial BNR de la data încărcării cursei, aceeași dată pentru venit și pentru costuri. Firma poate înregistra un curs propriu, care are prioritate.

Easy TMS preia automat consumul de motorină de la GPS sau de la cardul de combustibil?

Nu. Kilometrii și costurile se introduc de utilizator, iar motorina poate fi estimată dintr-un consum mediu și un preț de referință configurate pentru capul tractor. Nu există integrare cu GPS, telematică, carduri de combustibil sau sisteme de taxare.

Pot vedea profitabilitatea pe cap tractor sau pe șofer, nu doar pe cursă?

Da. Rezultatele pe cursă se agregă în rapoarte pe cap tractor, pe șofer și pe lună, în euro, folosind aceeași metodă de calcul.

Ce fac dacă perioada calculată automat pentru o cursă nu este corectă?

Numărul de zile alocate poate fi corectat manual pe cursa respectivă, cu motivul modificării păstrat în istoric — util după o reparație lungă, un concediu sau intrarea unei mașini noi în flotă.