Tot ce ține o firmă de transport, într-un singur sistem

Curse și dispecerat

Cursa este unitatea de lucru în Easy TMS. O creezi o singură dată, aloci capul tractor, semiremorca și șoferul și completezi intervalele planificate de încărcare și descărcare. Fiecare cursă primește un număr anual secvențial în formatul NNNN/AAAA, astfel încât referința de pe comanda de transport să coincidă cu cea din sistem.

Statusul cursei rezultă din planificare, nu din bifarea manuală a unei liste. O cursă este planificată înainte de fereastra de încărcare, este în tranzit după confirmarea plecării și trece în așteptarea confirmării livrării dacă a trecut ora planificată de descărcare fără o livrare confirmată. Nimic nu apare ca livrat fără confirmarea unei persoane.

• Alocare cap tractor, semiremorcă și șofer pe fiecare cursă
• Ore planificate și ore reale de încărcare și descărcare
• Numerotare anuală a curselor, generată atomic în baza de date
• Dispecerat cu starea curentă a tuturor curselor active

Evidența flotei

Capetele tractor, semiremorcile și șoferii au fiecare fișa proprie, cu date de înmatriculare, informații tehnice și documentele atașate. Pentru că registrul flotei și dispeceratul folosesc aceleași date, un vehicul indisponibil sau un șofer cu permisul expirat se vede exact în momentul în care încerci să îl planifici.

Documente de transport și expirări

Documentele firmei, ale vehiculelor și ale șoferilor sunt urmărite cu data emiterii, data expirării și un prag configurabil de avertizare. Documentele cursei — comanda de transport, CMR-ul, dovada de livrare — se atașează cursei de care aparțin, cu un pas opțional de verificare înainte ca un document să fie considerat acceptat.

Dacă azi ții aceste evidențe în foi de calcul, ghidul despre Excel sau un sistem de management al transportului compară cele două variante fără să spună că foaia de calcul este mereu greșită.

Facturare, încasări și creanțe

Facturile se emit pe baza transportului efectuat, deci sumele urmăresc cursele, nu un fișier separat. Încasările se înregistrează pe facturi, situația creanțelor arată ce a rămas deschis, iar extrasele bancare pot fi importate și reconciliate cu plățile înregistrate.

Costuri și profitabilitate

Costurile recurente — leasing, asigurări, remunerația șoferilor — se definesc ca reguli pe firmă, pe cap tractor, pe semiremorcă sau pe șofer, cu o frecvență și o metodă de alocare. Easy TMS le repartizează pe zilele calendaristice în care resursa este efectiv angajată într-o cursă, astfel încât marja unei curse să includă partea reală de costuri fixe, nu doar motorina și taxele de drum.

Roluri și acces pe mai multe firme

Utilizatorii sunt adăugați cu un rol operațional — manager, dispecer sau contabil — iar titularul contului decide cine ajunge la facturare și la configurare. Un utilizator poate aparține mai multor firme, iar datele sunt izolate pe firmă la nivelul bazei de date.