Alles, was ein Transportunternehmen steuert, in einem System

Touren und Disposition

Die Tour ist die Arbeitseinheit in Easy TMS. Sie wird einmal angelegt, mit Zugmaschine, Auflieger und Fahrer besetzt und mit den geplanten Lade- und Entladezeitfenstern versehen. Jede Tour erhält eine fortlaufende Jahresnummer im Format NNNN/JJJJ, sodass die Referenz auf dem Transportauftrag der Referenz im System entspricht.

Der Tourstatus ergibt sich aus der Planung statt aus manueller Pflege. Eine Tour ist geplant vor dem Ladefenster, unterwegs nach bestätigter Abfahrt und wechselt in den Zustand „Zustellbestätigung ausstehend“, wenn die geplante Entladezeit ohne bestätigte Zustellung verstrichen ist. Als zugestellt gilt nur, was eine Person bestätigt hat.

• Zuordnung von Zugmaschine, Auflieger und Fahrer je Tour
• Geplante und tatsächliche Lade- und Entladezeiten
• Jahresbezogene Tournummerierung, atomar in der Datenbank erzeugt
• Dispositionsübersicht mit dem aktuellen Stand aller laufenden Touren

Fuhrparkstammdaten

Zugmaschinen, Auflieger und Fahrer haben jeweils einen eigenen Datensatz mit Zulassungsdaten, technischen Angaben und den zugehörigen Dokumenten. Da Fuhrparkregister und Disposition dieselben Daten nutzen, wird ein nicht verfügbares Fahrzeug oder ein Fahrer mit abgelaufener Fahrerlaubnis genau dann sichtbar, wenn man ihn einplanen will.

Transportdokumente und Fristen

Unternehmens-, Fahrzeug- und Fahrerdokumente werden mit Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie einer konfigurierbaren Vorwarnzeit geführt. Tourunterlagen wie Transportauftrag, CMR-Frachtbrief und Ablieferbeleg hängen an der Tour, zu der sie gehören — optional mit einem Prüfschritt, bevor ein Dokument als angenommen gilt.

Rechnungen, Zahlungen und Forderungen

Rechnungen entstehen aus der erbrachten Transportleistung, die Beträge folgen also den Touren und nicht einer separaten Tabelle. Zahlungen werden Rechnungen zugeordnet, die Forderungsübersicht zeigt den offenen Bestand, und Kontoauszüge lassen sich importieren und mit erfassten Zahlungen abgleichen.

Kosten und Rentabilität

Wiederkehrende Kosten wie Leasing, Versicherung oder Fahrervergütung werden als Regeln auf Unternehmen, Zugmaschine, Auflieger oder Fahrer hinterlegt, mit Frequenz und Verteilungsmethode. Easy TMS verteilt sie auf die Kalendertage, an denen die Ressource tatsächlich einer Tour zugeordnet ist, sodass die Marge einer Tour ihren realen Anteil an den Fixkosten enthält und nicht nur Kraftstoff und Maut.

Rollen und Mehrfirmenzugriff

Nutzer werden mit einer operativen Rolle angelegt — Manager, Disponent oder Buchhaltung — und der Kontoinhaber steuert den Zugang zu Abrechnung und Konfiguration. Ein Nutzer kann mehreren Unternehmen angehören; die Daten sind je Unternehmen auf Datenbankebene getrennt.